7 szabály a munkahelyi üzenetküldéshez

| kategória: tech | téma: |

Gyorsaságánál és hatékonyságánál fogva az azonnali üzenetküldés (IM) értékes eszközt kínál az irodák közötti információmegosztáshoz és együttműködéshez.

Az IM előnyei nyilvánvalóak, de a hátrányaival sem árt tisztában lenni. Az IM elvonhatja a figyelmet, hiszen a dolgozók személyes beszélgetésre is használhatják. Ráadásul az IM technológia sok esetben nem elég biztonságos, és védtelenné teszi a hálózatot a vírusokkal és támadásokkal szemben. Informális jellegénél fogva az IM bosszantó vagy súlyos hibák forrása lehet.

Az alábbi hét szabályt betartva elkerülheted a munkahelyről üzengetés gyakori buktatóit.

1. szabály: Tartsd be a vállalat szabályait!
Egyes irodákban támogatják az IM használatát, másutt helytelenítik. Nézz utána, hogy a cégnél milyen az IM megítélése! Ha nincs belső IM szabályzat, hagyatkozz a józan eszére.

2. szabály: Légy profi!
A munkahelyi viselkedés többi területéhez hasonlóan azonnali üzenetküldésnél is szorítkozz a szakmai megnyilatkozásokra. Ne mondj rosszat kollégáidról, a cégről vagy az ügyfelekről, és ne ossz meg másokkal túl sok személyes információt. Ha egyszerre több emberrel is kommunikálsz, könnyen hibázhatsz, ha nem annak küldöd el az üzenetet, akinek szánod. Az e-mailhez hasonlóan az IM kommunikáció tartalmát is figyelhetik, és jogi vagy HR szankciókkal sújthatják.

3. szabály: A titkos információt kezeld bizalmasan!
Ne küldjön titkos információt IM-en! Mivel az IM technológia gyakran nem elég biztonságos, és a külső IM szolgáltató könnyen megsértheti a céges hálózat biztonságát, a beszélgetésekről készült naplók könnyű prédát jelentenek a hackerek számára.

4. szabály: Ügyelj a helyesírásra!
A IM nem mentesít a nyelvtan, a helyesírás és a központozás szabályai alól. Ha hibáktól hemzsegő üzenetet küldesz, a címzett kétségbe vonhatja szakmai felkészültséged és írástudásod. A központozás és a mondatszerkesztés hiánya ráadásul félreértés forrása is lehet.

5. szabály: Fogalmazz tömören!
Az IM ideális a gyors kommunikációhoz, ha hamar akarsz választ kapni valamilyen kérdésre. Ha hosszabban kell kifejteni valamit, telefonálj, keresd fel személyesen az illetőt, vagy írj neki e-mailt. A téma megvitatása után zárd le udvariasan a beszélgetést. Így mindkét fél visszatérhet a munkához, nem vonja el a figyelmüket a csevegés, vagy a válaszra való várakozás.

6. szabály: Tartsd be az IM alapszabályait!
Az azonnali üzenetek nagyon zavaróak lehetnek – hiszen az üzenet felbukkan a címzett képernyőjén, gyakran hangjelzéssel kísérve. A zavaró hatás minimalizálására jelezd státuszod beállításával ha telefonálsz, nem vagy elérhető vagy elfoglalt vagy. Hasonlóképpen te se zavarj másokat, ha státuszuk alapján nem érnek rá vagy nem válaszolnak azonnal.

7. szabály: Ne keverd a munkát és a szórakozást!
Sokan ugyanazon az IM interfészen kezelik barátaikat és családjukat és üzleti kapcsolataikat – Skype, Yahoo, MSN stb. Munkaidőben ne folytass magánbeszélgetést. A szüleid és barátaid számára is tedd nyilvánvalóvá, hogy munkaidőben kizárólag sürgős ügyekben keressék. Ezzel minimumra szoríthatod a felesleges fennakadások előfordulását, megelőzheted, hogy kollégájának küld el a kedvesednek szánt üzenetet, és magadra haragítsd főnöködet.

(HP)