Hogyan kezeljük az információs túlterheltséget?

| kategória: tech | téma: |

7×24 órás kultúrában élünk, ahol a multitasking nem egyszerűen divat, hanem sokak szerint elkerülhetetlen szükségszerűség. Rengeteg ember ír SMS-t vagy bonyolít telefonhívásokat vezetés közben, ír feladatlistákat megbeszélésen, vagy olvas e-maileket telefonálás közben. Minél több feladattal zsonglőrködünk, minél több dolgot tudunk bezsúfolni az életünkbe, annál produktívabbnak érezzük magunkat.

A minden irányból érkező üzenetek elárasztanak minket adatokkal. Egy átlagos irodai dolgozó több mint 150 e-mailt kap naponta, nem beszélve a kollégáktól és barátoktól érkező számtalan telefonhívásról, faxról, SMS és azonnali üzenetről. Állandóan figyelmet követel valamilyen elektronikus eszköz csipogása vagy csengése. És ez különösen zavaró a munkahelyen, ahol nem tudjuk miattuk rendesen végezni a dolgunkat, sőt akár stresszes eredetű egészségügyi problémákhoz is vezethetnek.

Sokan úgy érzik, hogy az állandó megszakítások és figyelemelvonás miatt nem tudnak a munkájukra összpontosítani. Az emberi agynak időre van szüksége, hogy át tudjon állni az egyik feladatról a másikra. Ha kizökkenünk, átlagosan fél órára van szükségünk, hogy visszatérjünk a feladathoz. Az információs túlterheltség hosszabb távon ronthatja abbéli képességünket, hogy mélyebben koncentráljunk egy témára vagy elgondolkodjunk rajta.

Nem az a gond, hogy túl sok az információ, hanem az, hogy nem tudjuk kezelni. Kezelnünk kell az igényeket, és időt kell adnunk magunknak, hogy összpontosítani tudjunk és a lehető legtöbbet hozzuk ki a kapott információkból.

  • Rangsorolás Mielőtt munkához látsz, szánj rá időt, hogy végiggondold, mi az amit el kell végezni, és egyszerre csak egy feladattal foglalkozz, mindig a legnehezebbel kezdve. Később már ne iktass be a folyamatba gyors és egyszerű tennivalókat.
  • Odafigyelés Törekedj rá tudatosan, hogy egyszerre csak egy feladattal foglalkozz. Válassz a teendők közül egyet, és végezd el rendesen, 100%-os odafigyeléssel. A minőséget tartsd szem előtt, ne a mennyiséget. Iktass be szüneteket, szívj egy kis friss levegőt, állj át egyik feladatról a másikra.
  • A külső ingerek kiiktatása Ha dolgozni kell, kapcsold ki az e-mailt és az IM-et (kivéve persze, ha ez közvetlenül a munkád része), és állítsd át telefonod hangpostára. Döntsd el, mikor van ideje megnézni a beérkező üzeneteket. Talán érdemes erre két időpontot kijelölni: egyet délelőtt, egyet pedig délután. Igyekezz ellenállni a késztetésnek, és ne ellenőrizd közben a beérkező üzenetek mappát. Mondd meg mindenkinek, hogy új szabályokat vezettél be a hatékonyabb munkavégzés érdekében. Hozzá fognak szokni.
  • Konszolidáció Ha e-mailt kell írni, légy tömör. Az öt mondat jó felső határ. Ne terheld túl kollégáid postafiókját felesleges információkkal és üzenetekkel (pl. köszi!, szuper!) Próbálj kevesebb üzenetet küldeni, és az üzenetekben szorítkozzon a releváns információkra. (Barátunk a Twitter…)

Ne feledd: lehet, hogy üzeneteddel valaki más munkáját szakítod félbe. Ezt pedig soha ne tedd feleslegesen!

(via HP)